POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

FRIGOCAFE S.A.S

1.     OBJETIVO, ALCANCE Y DEFINICIÓN

OBJETIVO

Definir los lineamientos generales para el cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 en Colombia, que regula el manejo de bases de datos personales.

ALCANCE

Esta política aplica para todas las áreas y/o personas que trabajen con bases de datos personales para el cumplimiento de sus funciones.

DEFINICIÓN

Se expidió en Colombia la Ley 1581 de 2012 para protección de datos personales

Esta ley obliga al cumplimiento de normas y prácticas que conlleven al tratamiento adecuado de los datos personales de personas naturales de acuerdo a las disposiciones contenidas en dicha ley y en la Constitución Política de Colombia.

La ley es de obligatorio cumplimiento para todos los que de una u otra manera traten y/o sean responsables de bases de datos personales.

2.     DEFINICIONES

Para el desarrollo de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones contenidas en la ley 1581 de 2012 y el capitulo 25 del decreto 1074 de 2015.

Para el desarrollo de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015: 

Autorización:   Consentimiento   previo, expreso   e   informado   del Titular   para   llevar   a   cabo   el Tratamiento de datos personales. 

Aviso de privacidad:  Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigido al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder   a   las   mismas   y   las   finalidades   del   tratamiento   que   se   pretende   dar   a   los   datos personales.   

Base de Datos:  Conjunto   organizado   de   datos   personales   que   sea   objeto   de Tratamiento.

Dato   personal:   Cualquier   información   vinculada   o   que   pueda   asociarse   a   una   o   varias personas naturales determinadas o determinables. 

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y   a   su   calidad   de   comerciante   o   de   servidor   público.   Por   su   naturaleza, los   datos   públicos

pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

Dato personal semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de   personas   o   a   la   sociedad   en   general.   Para   su   tratamiento   se   requiere   la   autorización

expresa del titular de la información (ejemplo: dato financiero y crediticio).  

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular

o   cuyo   uso   indebido   puede   generar   su   discriminación, tales   como   aquellos   que   revelen   el origen   racial   o   étnico, la   orientación   política, las   convicciones   religiosas   o   filosóficas, la pertenencia   a   sindicatos, organizaciones   sociales, de   derechos   humanos   o   que   promueva

intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos   de oposición, así   como los datos relativos   a la   salud, a la vida sexual, y los   datos biométricos. 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. 

Persona Natural: Persona humana que ejerce derechos y cumple deberes a título personal.

Responsable del Tratamiento:  Persona   natural   o   jurídica, pública   o   privada, que   por   sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 

Tercero: Cualquier   persona   jurídica   o   natural   diferente   a   las   personas   que   pertenecen directamente a FRIGOCAFE S.A.S.

Titular:   Persona   natural   cuyos   datos   personales   sean   objeto   de   Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier   operación   o   conjunto   de   operaciones   sobre   datos   personales, tales   como   la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

Transferencia:  La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

Transmisión: Tratamiento   de   datos personales   que   implica   la   comunicación   de   los   mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización

de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

3.     IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

El Tratamiento de   los Datos personales se   deberá   hacer en   los términos y alcances de   la autorización   entregada   por   el   titular   o   en   aplicación   de   las   normas   especiales   cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo.

4.     ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Para   efectos   del   presente   manual, serán   encargados   del   tratamiento   de   datos   personales bajo el compromiso de FRIGOCAFE S.A.S., cada uno de los responsables según el caso, de cada una de las áreas y dependencias administrativas de la que provenga institucionalmente la solicitud de tratamiento de datos personales o de la base de datos contentiva de los datos personales de los que se pregonan el ejercicio del deber, derecho o acción consagrada en este manual.

Las   áreas   y   dependencias   que   tengan   o   vayan   a   suscribir   contratos   con   terceros   que requieran del uso de las bases de datos de FRIGOCAFE S.A.S. para el cumplimiento de sus labores, serán denominados Encargados del Tratamiento, y se obligan a aceptar la política y las   instrucciones   y   procedimientos   que   se   impartan   para   su   adecuado   cumplimiento, garantizando   como   mínimo   lo   señalado   en   la   Ley   1581   de   2012   y   las   normas complementarias o que la regulan. Se exigirá al personal vinculado el conocimiento de los deberes que deben cumplir.

5.     FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

La   autorización   para   el   tratamiento   de   sus   datos   personales, permite   a FRIGOCAFE S.A.S. recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar   y   transmitir,

para efectos de cumplir con las siguientes finalidades, de acuerdo con lo establecido para el efecto, entre otras, en las disposiciones contenidas en la Ley 964 de 2005 (Ley del Mercado de Valores), el Decreto 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero), la Ley 1328 de 2009, la Ley 1480 de 2011, el Decreto 2739 de 1991, el Decreto 2555 de 2010 y demás normas que los modifiquen, adicionen, sustituyan o complementen.

5.1. En relación con la naturaleza y el funcionamiento propio de la Empresa:

 El   tratamiento   de   los   datos   de   los   titulares   con   los   cuales FRIGOCAFE   S.A.S.     tuvieren establecida o establecieran una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de su objeto social. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

a)    Mantener una comunicación constante con los titulares de los datos personales, relativa al desarrollo de las actividades propias de la empresa de acuerdo a los perfiles de cada tipo de base de datos que posea la empresa. 

b)    Mantener un consolidado de los usuarios del dominio web   y la realización de estadísticas, encuestas   y   demás   actividades   tendientes   a   la   consecución   de indicadores o información relevante para el cumplimiento del objeto social. 

c)     Cumplir   con   las   obligaciones   legales   y   contractuales   en   las   que   se   requiera recaudar información personal mediante la elaboración de Bases de Datos para efectos de control, supervisión y auditorias, y proyectos llevados a cabo por las empresas. 

d)    Realizar actividades de mercadeo, publicidad, envío de información relacionada con   la   empresa, así   como   la   promoción   de   los   servicios   relacionados   u ofrecidos de manera directa o indirecta por la empresa frente a sus clientes. 

e)    Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por FRIGOCAFE S.A.S.

5.1.1. Recurso Humano:

El   Tratamiento   de   los   datos   se   realizará   para   la   vinculación, desempeño   de   funciones   o prestación de servicios, retiro o terminación, capacitación, seguridad social, dependiendo del tipo   de   relación   jurídica   entablada   con   la   Empresa (incluye, entre   otros, empleados, exempleados, empleados temporales, practicantes y aspirantes a cargos).

5.1.2. Proveedores y Contratistas:

El   Tratamiento   de   los   datos   se   realizará   para   los   fines   relacionados   con   el   desarrollo   el proceso   de   gestión   contractual   de   productos   o   servicios   que   la   Empresa   requiera   para   su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente.

5.1.3. Seguridad en instalaciones

El   Tratamiento   se   realizará   para   la   vigilancia   y   seguridad   de   las   personas, los   bienes   e instalaciones de la Empresa.

6.  CONDICIONES GENERALES

Para   dar   cumplimiento   a   la   Ley   1581   del   2012   sobre   protección   de   datos   personales   se deben tener presente las siguientes consideraciones:

a) Todo empleado o área de FRIGOCAFE S.A.S. puede ser encargado del Tratamiento de datos en algún momento de su vida laboral.

b) Se debe considerar a FRIGOCAFE como una empresa y por lo tanto es el responsable del Tratamiento de bases de datos personales.

c) Los terceros que en un momento determinado requieran bases de datos personales se convierten en encargados y deben cumplir las obligaciones contenidas en la Ley 1581 del 2012 en Colombia, entre ellas, obtener la autorización del Titular para tratar sus datos personales.

d) La ley es de obligatorio cumplimiento en todo el territorio colombiano y para transmitir datos personales a otros países, la legislación de estos debe contemplar medidas de seguridad, iguales o superior a las contenidas en la ley en mención.

e) Se consideran bases de datos personales en la empresa FRIGOCAFE S.A.S todas las de   personas   naturales, sean   proveedores, clientes, empleados, o   cualquier   otra persona cuya información sea objeto de Tratamiento por parte nuestra.

No es necesaria la aplicación de la política, por excepción legal, cuando:

a) A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.

b) Las   bases   de   datos   y   archivos   que   tengan   por   finalidad   la   seguridad   y   defensa nacional, así   como   la   prevención, detección, monitoreo   y   control   del   lavado   de activos y el financiamiento del terrorismo.

c)Las bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.

d) Las bases de datos y archivos sean de información periodística y otros contenidos

editoriales.

e) Las bases de datos con información financiera, crediticia, comercial y de servicios, y de los censos de población y vivienda.

7.  CONDICIONES ESPECÍFICAS

Se deben tener en consideración las siguientes condiciones específicas:

a) A partir de   la   fecha   todo   empleado   que   inicie   vínculo   laboral   con   la   Empresa FRIGOCAFE S.A.S. debe tener en su contrato laboral una cláusula que exprese el compromiso de cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 del 2013, en el evento de llegar a ser encargado de bases de datos personales.

b) Se incluirá en el reglamento interno de trabajo un texto relativo a la obligación

de cumplimiento de la ley y del decreto, para cubrir todo el universo actual.

c) A todo   tercero   que   por   relación   con   áreas   de   la   Empresa   requiera   bases   de datos   personales   se   le   debe   pedir   cláusula   contractual   donde   se   exprese   el conocimiento de la normativa y la responsabilidad en el cumplimiento de ésta y así   mismo, requerirá   previa   autorización   por   parte   del   Titular   para   tratar   sus datos personales.

d) A todos   los   proveedores, clientes, empleados, o   cualquier   otra   persona   cuya información sea objeto de Tratamiento por parte nuestra, se les debe pedir por

escrito la autorización para que sus datos puedan ser tratados sin restricciones.

Esta debe extenderse a todos los efectos que en nuestro ejercicio se presenten.

e) En la autorización citada en el párrafo anterior se debe igualmente dejar clara la

responsabilidad de los Titulares de mantener la información actualizada y veraz,

comunicando   oportunamente   a   la   Empresa   que   confirió   su   autorización,

cualquier modificación al respecto.

f) Todas las bases de datos personales que las áreas de la Empresa traten deben

tener la garantía de recuperación (Copias de respaldo).

g) Se debe tener acceso limitado a las bases de datos personales. Cuando estas

se envíen por medios masivos, deberán contener claves para que el acceso a

ellas sean restringidas.

h) No se deben publicar bases de datos en la intranet o en internet sin que estas

tengan restricción para su acceso.

i)Periódicamente la Empresa debe propiciar campañas para la actualización de

sus bases de datos personales.

j) Para el Tratamiento de bases de datos personales todas las áreas que así lo

requieran deben tener el procedimiento escrito que garantice el cumplimento de

la política y el de la Ley 1581 del 2012 y su decreto reglamentario.

k) La Empresa debe contar con un procedimiento para la atención de consultas y

reclamos, garantizando   el   cumplimiento   de   la   ley   en   lo   concerniente   a   este

tema.

8.  AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES.

FRIGOCAFE   S.A.S.   solicitará   a   los titulares   de   la   información   su   autorización   para   el tratamiento de sus datos personales. Para ello se tendrá en cuenta, que: 

-         El titular tiene la potestad de autorizar su tratamiento,

-         Su autorización debe ser previa, expresa y libre de vicios en el consentimiento, 

-         FRIGOCAFE S.A.S. informarán al Titular de los Datos el uso o finalidad y este será el uso que la Empresa como responsables del Tratamiento podrán hacer de los datos personales, y en el mismo sentido los Encargados del mismo.

El Titular de los Datos personales tiene derecho a revocar la autorización, salvo que exista una obligación legal o contractual que establezca lo contrario. En el caso de los contratos con FRIGOCAFE S.A.S., es necesario contar con los datos personales del Titular para los efectos relacionados con la prestación de los servicios contratados, y se utilizarán para estos fines.

El tratamiento de los datos se   hará con base   en la autorización   del usuario y teniendo en cuenta su necesidad, tanto en relación con la finalidad como con en el tiempo.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS.

FRIGOCAFE S.A.S.

aplicarán las mejores prácticas para la seguridad, discreción y confidencialidad de los datos personales   de   los   titulares.   Verificarán   cuando   corresponda, la   procedencia   de   las excepciones   legales   para   entregar   los   datos   personales   a   las   autoridades   y   en   los   casos pertinentes.

9.  AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR.

FRIGOCAFE S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber: 

-        Información   requerida   por una   entidad   pública   o   administrativa   en   ejercicio   de   sus funciones legales o por orden judicial. 

-        Datos de naturaleza pública. 

-        Casos de urgencia médica o sanitaria. 

-        Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. 

-         Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 

MEDIOS   PARA   OTORGAR   LA   AUTORIZACIÓN.

  FRIGOCAFE   S.A.S.  obtendrá  la autorización   mediante   diferentes   medios, entre   ellos   el   documento   físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya   que   de   no   haberse   surtido   la   misma   por   parte   del   titular o   la   persona 

para   ello, los   datos   no   se   hubieran   almacenado   o   capturado   en   la   base   de   datos.   La autorización será solicitada por la Empresa de manera previa o simultánea al tratamiento de los datos personales. 

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a FRIGOCAFE S.A.S. para el tratamiento de   sus   datos   personales   o   solicitar   la   supresión   de   los   mismos,   siempre   y   cuando   no   lo impida   una   disposición   legal   o   contractual.  

FRIGOCAFE   S.A.S.      establecer   mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. 

Para   lo   anterior, deberá   tenerse   en   cuenta   que   la   revocatoria   del   consentimiento   puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto FRIGOCAFE S.A.S. deberán cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos   sobre   los   que   cesarán   las   actividades   de   tratamiento,   como   para   fines   publicitarios, entre   otros.   En   este   último   caso, FRIGOCAFE S.A.S.     podrán   continuar   tratando   los   datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento. 

10. DERECHOS DE LOS TITULARES

1.Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales

2.Solicitar prueba de la autorización otorgada

3.Ser   informado, previa   solicitud, respecto   del   uso   que   le   ha   dado   a   sus   datos personales;

4.Previa   reclamación   o   consulta, presentar   ante   la   Superintendencia   de   Industria   y Comercio quejas por infracciones a la normatividad legal aplicable;

5.Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

Estos derechos podrán ser ejercidos por: 

 - El   titular, quien   deberá   acreditar   su   identidad   en   forma   suficiente   por   los   distintos medios que le ponga a disposición FRIGOCAFE S.A.S. 

 -Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad. 

 El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 

 -Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado o agente oficioso, siempre que pruebe, por lo menos sumariamente, su interés jurídicamente tutelable.

11.  ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Para   presentar   consultas, reclamaciones, ampliar   información, o   para   consultar   sus   datos personales, para pedir que sean modificados, actualizados, rectificados o suprimidos, o para revocar la autorización para su Tratamiento, o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, puede comunicarse a través de cualquiera de los canales de Atención al Cliente que FRIGOCAFE S.A.S. tiene dispuestos.  Se dará atención en los tiempos establecidos por la Ley 1581. Puede contactarse con las líneas telefónicas aquí citadas y correo electrónico

El área encargada de atender las solicitudes antes descritas, son las siguientes:

El área de Servicio al Cliente para clientes, proveedores y empleados:

Teléfono Celular: 315 4941897

Correo Electrónico: rhumanos@frigocafe.com

12. VIGENCIA

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir

del 5 de Julio de 2023